Commençons par définir qu’est-ce qu’englobe le cycle des achats et des fournisseurs. Celui-ci contient les achats au comptant et à crédit (fournisseurs) ainsi que les passifs qui en résultent et finalement le remboursement de ceux-ci. Selon la taille de l’entreprise, le cycle des achats contiendra plus ou moins d’étapes. En effet, une petite entreprise contiendra, plus souvent qu’autrement, un seul secteur dans lequel toutes les étapes seront contenues. Dans une grande entreprise, le département de la réception et de l’approvisionnement seront souvent séparés du reste pour favoriser l’efficacité et l’exactitude des opérations dans ces étapes. Nous vous rappelons qu’une des tâches essentielles du gestionnaire en entreprise est de mettre un système de contrôle interne efficace au sein de son entreprise.
Les postes principaux du cycle des achats et des fournisseurs sont, bien évidemment, les achats, les fournisseurs mais aussi les rendus rabais sur achats, les frais de livraisons et de transport et les dettes contractuelles.
Séparons maintenant les opérations pour mieux en définir le contrôle interne.
1) Choix des fournisseurs
Toute entreprise se doit d’avoir une politique de contrôle interne et donc une politique sur le choix des fournisseurs. On doit s’assurer que les fournisseurs que l’on choisit sont les plus adaptés pour l’entreprise, qu’il est possible de respecter leur conditions de remboursement et que ceux-ci peuvent fournir un approvisionnement de qualité.
Les risques de cette opération est donc qu’il y ait un défaut d’approvisionnement, que les fournisseurs choisit ne soient pas concordants avec les objectifs de l’entreprise ou que les fournisseurs causent des problèmes, légaux ou financiers à l’entreprise.
Ainsi, une grande quantité de contrôles peuvent être pertinents dans le cadre du contrôle interne du cycle des achats et des fournisseurs.
- Communication efficace et efficiente entre l’entreprise et les fournisseurs
- Suivi des problèmes avec le fournisseur
- Suivi de la situation financière et de la situation générale du fournisseur
- Approbation de la liste des fournisseurs
- Éliminer la dépendance économique envers les fournisseurs
- Limiter l’accès aux documents des fournisseurs et à la liste de ceux-ci
2) Achats aux fournisseurs
Nous sommes maintenant rendus à l’étape des achats aux fournisseurs. Cette étape englobe, comme vous pouvez vous en doutez, les commandes aux fournisseurs et tous les éléments orbitant autour du processus d’achat, comme la négociation des quantités et des prix avec les fournisseurs ainsi que des rendus et rabais. On voudra aussi procéder à l’enregistrement des bons de commandes et à faire la réception des marchandises commandées.
Les risques reliées aux achats sont multiples et la réalisation de certains d’entre eux peuvent s’avérer très dangereux et dommageables pour l’entreprise si le contrôle interne du cycle des achats et des fournisseurs n’est pas de qualité. On peut penser à faire la réception d’une commande qui ne contient pas la bonne marchandise ou ne pas commander les articles optimaux pour l’entreprise. Des erreurs au niveau des prix et des quantités peuvent aussi se glisser dans le cycle des achats. On peut enfin penser à la perte classique de documents d’achats ou au manque de suivi au niveau des commandes d’achats.
Pour éviter que ces risques se réalisent, plusieurs contrôles peuvent être mis en place au niveau des achats.
- Faire plusieurs vérifications des documents de commande
- Approuver les commandes (signatures, etc)
- Pré numéroter les bons de commandes
- Favoriser un système d’inventaire permanent
- Faire un suivi des commandes en cours
3) Réception des commandes
La dernière étape du cycle des achats et des fournisseurs est la réception des stocks et marchandises. On devra s’assurer que la marchandise reçue n’est pas endommagée et qu’elle est prise en charge correctement dès son arrivée dans l’entreprise. Des bons de réceptions doivent être remplis et on devra vérifier que les quantités reçues ainsi que les prix sur le bon de réception correspondent aux données présentes sur le bon de commande. Enfin, on devra s’assurer de retourner à l’expéditeur les marchandises non commandées et faire un suivi complet de la réception et de la qualité des produits une fois qu’ils accomplissent leur tâche à l’intérieur de l’entreprise.
Les risques au niveau de la réception des commandes vont du risque physique au risque administratif. En effet, il y a des risques de problèmes dans le transfert, comme le vol et la perte de biens. On peut aussi penser au fait que la commandes reçues ne respectent pas celles commandées et au bons de réceptions soient égarés ou qu’ils ne soient simplement jamais remplis.
Le contrôle interne du cycle des achats et des fournisseurs se doit donc d’être de qualité. Au niveau de la réception des commandes à l’intérieur de l’entreprise, une variété de contrôles peuvent être mis en place.
- Inspection des commandes à leur réception
- Remplir les bons de réception
- Apparier les bons de commandes et de réception
- Pré numérotation des bons de réceptions
- Prise en charge des stocks et stockage de ceux-ci à leur arrivée
- Procéder à des décomptes
4) Paiement des fournisseurs
Le paiement des fournisseurs est plutôt simple en soit et facile à comprendre. On veut s’assurer de profiter des rendus rabais sur achats s’il y en a. Les contrôles suivants peuvent être mis en place dans cette dernière section du cycle des achats et des ventes.
- Vérification des documents de paiement au fournisseur avant leur transfert
- Double signature pour les documents de paiements
- Pré numérotation des chèques.
- etc.
Ceci conclut les contrôles internes du cycle des achats et des fournisseurs. Certains contrôles que nous proposons vous semblent peut-être évidents, mais vous serez peut-être surpris de savoir que plusieurs entreprises manquent de contrôle interne dans des sections extrêmement importantes et essentielles de l’entreprise, comme le cycle de l’achat et des ventes par exemple.
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