En France, lorsque vous créez une entreprise, vous êtes régulièrement amenés à prouver son existence. Il n’y a rien de tel qu’un document administratif indiscutable pour prouver l’identité de votre société.
Pourquoi prouver l’existence d’une entreprise ?
Relations acheteur / fournisseur
Vous avez besoin de prouver l’existence de votre entreprise au moment où vous contractez des relations avec des fournisseurs, et avec des clients. Lorsque vous éditerez des factures, s’il s’agit de montants non négligeables, on vous demandera un extrait K-Bis pour être certain que votre entreprise existe bel et bien, que votre activité cadre avec les prestations que vous vendez (dans le cas d’un client) ou avec les marchandises que vous achetez (dans le cadre d’une relation avec un fournisseur).
Le K-bis n’est pas non plus systématiquement demandé dans tous les secteurs, mais il peut l’être quand les montants sont importants, ou si vous engagez une démarche partenariale avec une autre entreprise.
Rendre des comptes aux institutions : DGFIP, URSSAF…
En revanche, montrer son K-Bis pour prouver l’existence et l’identité de son entreprise est obligatoire avec certaines institutions étatiques comme la direction générale des finances publiques (DGFIP) ou l’URSSAF dans le cas où votre entreprise compte un ou plusieurs salariés. C’est le document de référence qui vous sera exigé en cas de contrôle (de la Dreets de votre région, ou en cas de jugement au tribunal de Commerce. Dans tous ces cas de figure, l’extrait K-Bis qui vous sera exigé devra avoir été émis il y a moins de trois mois.
Informations contenues dans l’extrait K-bis
Votre extrait K-bis est le passeport de l’entreprise. Il récapitule toutes les informations légales de l’entreprise : adresse du siège social, numéro SIREN (qui est votre numéro d’immatriculation unique), nom des mandataires de l’entreprise, date de création de l’entreprise, tribunal de commerce compétent en cas de litige, forme juridique de l’entreprise (SAS, SARL, EURL, SA), montant du capital social souscrit…
Il référence également vos certifications, dans le cas où vous exercez une profession réglementée qui nécessite certaines qualifications. Enfin, il évoque aussi la liste des décisions judiciaires vous concernant (cessation de paiement, redressement judiciaire, plan de sauvegarde… s’il y en a déjà eu dans votre entreprise). En savoir plus sur l’extrait K-bis.
Document disponible en ligne
Le K-bis peut être demandé sur Internet facilement et gratuitement par le dirigeant. Sachez qu’il est difficile voire impossible de cacher sur le long terme à vos partenaires ou aux institutions étatiques une information qui y figure. Car plusieurs sites proposent l’achat de l’extrait de votre entreprise, pour une somme bien souvent dérisoire (moins de 10 euros en règle générale). Si vous avez eu des démêlés judiciaires avec votre entreprise par le passé (redressement judiciaire par exemple), il vaut mieux jouer cartes sur table, votre client ne vous en sera que plus reconnaissant si vous lui dites spontanément.
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