La note de frais est un document où figurent les montants dépensés lors de missions professionnelles (frais kilométriques, repas et séjours d’affaires, péages etc.). Ce document a pour but de permettre à la société de rembourser les frais de la mission au salarié.
Cela concerne entrepreneurs, salariés et bénévoles (sous certaines conditions). Ce concept n’est cependant pas applicable aux auto-entrepreneurs puisqu’ils bénéficient déjà d’un abattement forfaitaire.
La forme d’une note de frais
N’ayant pas de mise en forme légale, chaque entreprise peut créer son modèle de note de frais. Il est généralement sous la forme d’un tableau dans lequel on trouve les informations suivantes :
- Date de la dépense
- Nom du salarié
- Description des frais
- Description de la mission
- Lieu
- Montants
- Tva
Vous devez impérativement joindre les factures/justificatifs à la note de frais.
Le traitement des notes de frais
La loi ne prévoit pas non plus de date de traitement des notes. Cette dernière se fait généralement à la fin du mois en même temps que le paiement du salaire. En cas de dépense conséquente, le salarié peut demander une avance (si le délai est long).
Pour l’entreprise, ces notes peuvent rapidement atteindre de considérables sommes. Il est capital de contrôler l’évolution de vos notes de frais afin de respecter les réglementations et gérer au mieux vos dépenses.
Il existe des logiciels de gestion de notes de frais comme Jenji reconnu et utilisé par plus de 35 000 entreprises afin de simplifier le processus et le suivi.
Les règles de remboursement des notes de frais
Cette dépense doit être générée exclusivement pour les besoins de l’activité de l’entreprise. Celle-ci peut alors opter pour un barème forfaitaire (identique à catégorie professionnelle égale) ou en remboursant les frais réels.
À chaque type de dépenses correspond une règle de remboursement, quelques notes de frais courantes :
- Indemnités kilométriques : le remboursement se fait soit aux frais réels ou au forfait. Cela rembourse le carburant, le péage, l’assurance et l’usure du véhicule. L’employé précise la distance parcourue, les montants payés ainsi que le nombre de chevaux fiscaux du véhicule.
- Restaurant : il faut indiquer la date et le montant, mais aussi les noms et fonctions des invités. Le maximum autorisé est d’un repas par semaine et par employé (sinon il s’agit davantage en nature), les repas pris en charge sont déduits du solde de tickets restaurants.
- Hébergement : valable uniquement si l’employé ne peut regagner son domicile (dans un rayon minimal de 50km ou 1h30 de trajets).
Ces notes doivent toujours être justifiées de factures principalement. Cependant, il est parfois possible de réaliser une attestation sur l’honneur en cas de perte de facture (exceptionnellement).
La gestion des notes de frais
Ces frais peuvent, dans la limite établie par l’administration, ne pas être soumis aux cotisations sociales. Toujours dans la limite des seuils prévus, ces notes ont aussi comme intérêt d’être toujours déductibles du bénéfice imposable. De même, les bénéficiaires des notes de frais n’en sont pas imposables à l’impôt sur le revenu (si les montants excèdent les seuils autorisés, l’excédent est alors reconnu comme avantage en nature).
Cette note se comptabilise dans un journal comptable (ou journal des achats). Pour ce faire, il faut saisir le montant des achats, débiter les comptes de charges ainsi que la TVA déductible et créditer le compte 467 du salarié concerné.
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