Par 2013/09/13

Comment Lire un Cas en Comptabilité (Partie 2: La Lecture du Cas)

lire cas comptabilitéLisez la Partie 1 de l’article traitant des méthodes et stratégies pour la lecture d’un cas en comptabilité

La lecture du cas est une étape essentielle dans toutes les simulations. Elle est essentielle à la compréhension du contexte du cas et des demandes du client. La lecture doit être méthodique, rigoureuse et active de façon à pouvoir déceler toutes les informations pertinentes qui sont souvent dispersés un peu partout dans le texte. Une bonne mesure de temps maximum à allouer à la lecture du cas est le tiers du temps total de celui-ci. Ainsi, pour un cas d’une durée de 60 minutes, on devra passer 20 minutes maximum à lire le cas. Dans les premières simulations, il est normal de dépasser ce temps pour la lecture et certains cas demandent plus de temps de lecture que d’autres. On peut distinguer trois grandes étapes de la lecture d’un cas, soit l’aperçu de la demande et du rôle à jouer, La lecture détaillée du texte et des annexes et finalement la Planification de la réponse.

L’Aperçu de la demande et du rôle à jouer constitue la première étape dans tout processus de lecture d’un cas. Cette étape contient tout ce qu’il faut faire immédiatement après la réception du cas. Une bonne première étape est de voir s’il n’y a pas une section travail à faire à la fin du texte. Cela vous permettra d’orienter votre lecture future et de comprendre rapidement les besoins du client et ce que l’on attend de vous. Il faut ensuite distinguer les paragraphes explicatifs. Ce sont des paragraphes complémentaires à la demande du client qui viennent l’expliquer, la préciser ou ajouter d’autres demandes à la demande initiale. Les paragraphes explicatifs sont souvent situés juste avant la section travail à faire, donc vers la fin du texte. S’il n’y a pas de paragraphes explicatifs, on peut prendre l’initiative d’aller voir dans l’historique de l’entreprise, souvent situé en début de texte. À force de faire des simulations et en prenant de l’expérience, le processus pour trouver les paragraphes pertinents et le travail à faire devient plus facile.

Il est ensuite essentiel de déterminer le rôle que vous devez jouer dans le contexte du cas. Ce rôle modifiera le contenu et la forme de votre réponse. Par exemple, un conseiller en gestion ne mettra pas l’emphase sur les mêmes éléments qu’un fiscaliste. La dernière partie de la première étape est de survoler les annexes. Survoler les annexes vous permet de prendre en compte tout le matériel disponible pour la résolution du cas et parfois de déceler des problèmes évidents, au niveau des ratios par exemple.

La deuxième grande étape de la lecture d’un cas est la lecture détaillée du texte. Suite à la détermination du travail à faire et du rôle à jouer, on est en mesure de réaliser une lecture attentive et vigilante. Il est essentiel de lire attentivement tout le texte, car par contrainte de temps certaines parties du texte devront souvent n’être lues qu’une seule fois. La concentration durant la lecture est donc très importante. Une bonne première étape est de lire l’historique de l’entreprise pour s’informer sur sa date de création, ses propriétaires, son secteur d’activité et sur les produits et leur qualité. Un secteur d’activité peut déjà vous donner un ordre d’idée sur la marge brute standards et sur d’autres mesures financières pertinentes. Il ne faut pourtant pas accorder trop de temps à la lecture de l’historique, puisque dans un cas on tente, plus souvent qu’autrement, de régler des problèmes futurs, et non antérieurs. Après avoir pris en compte l’historique de l’entreprise, la lecture du texte nous permettra de préciser le travail à faire. Certains paragraphes augmenterons votre compréhension des besoins du client et votre réponse au cas sera plus pertinentes et de meilleure qualité si vous comprenez mieux ce qu’on attend de vous.

Pendant la lecture, il est aussi important d’être aux aguets pour détecter les problèmes, faiblesses, enjeux et tous les éléments nouveaux qui sont arrivés durant la période courante. Lorsqu’on situe le problème, votre compréhension vous permettra de distinguer le problème central et de le séparer des situations qu’il a pu engendrer, il est essentiel de pouvoir faire cette distinction. Certains problèmes sont implicites et pas énoncés directement pendant la lecture du cas, c’est la compréhension du cas qui permettra de les déceler. Pourtant, les demandes sont toujours évidentes et claires, il n’y a pas de demandes implicites. On doit prendre un moment pour analyser le problème et le comprendre. Une bonne idée durant la lecture et de noter dans la marge ou de surligner tous les problèmes et informations importantes dans le contexte. Cela permet de ne pas en oublier dans l’étape de la rédaction du texte et pendant la compréhension du cas. Il est essentiel de répondre à la demande pendant la rédaction d’un cas si on veut le réussir. Il est inutile de répondre autre chose que ce que le client demande.

Après avoir identifié clairement la demande, on pourra déterminer l’axe de la demande, qui peut être résumé comme étant le fil conducteur qui orientera le développement e la solution. Plus d’un axe de demande peut exister dans un cas, puisque plusieurs demandes existent. Chaque demande a la plupart du temps son propre fil conducteur. Si vous suivez le fil conducteur des demandes, vous ne sortirez pas du cadre du cas et ne perdrez donc pas de temps précieux pendant la rédaction du cas.

L’étape suivante est de faire une lecture des annexes, cette fois-ci détaillée et attentive. Lorsqu’on arrive à cette étape, on a déjà une bonne compréhension du cas et nous permettra de recueillir des informations pour répondre aux demandes. Des états financiers seront souvent présentés en annexe, il est essentiel de les examiner. C’est l’annexe qui devraient être lue en premier puisqu’elle vous permettra de faire des liens avec de l’information présente dans les autres annexes. En lisant les états financiers, on cherche à déceler ce qui ne va pas dans l’entreprise ou ce qui est inhabituel. Ensuite, on lira les autres annexes, qui sont souvent séparés par sujet clair et qui font  la plupart du temps référence à un problème ou à une situation particulière dans l’entreprise.

Habituellement, chaque paragraphe des annexes est important et on ne donne pas d’information inutile. En effet, ces informations complèteront votre compréhension du cas. Ne négligez pas la lecture des dernières annexes et des derniers paragraphes, même si vous êtes pressés, stressés ou que vous avez hâte de commencer la rédaction, puisque les rédacteurs de cas ont souvent une tendance à y mettre les informations importantes. Il est essentiel d’essayer de lier l’information présente dans le texte avec le contenu des annexes. Il est aussi normal de revenir en arrière pendant votre lecture et de relire des paragraphes complets pour mieux comprendre la situation, la lecture d’un cas n’est pas toujours linéaire comme un roman.

Abordons maintenant les annotations, qui trouvent leur place dans tous les sujets traités précédemment. Le but d’une annotation est de permettre de retrouver et d’identifier l’information rapidement, peu importe la méthode d’annotation que vous décidez d’utiliser. Une bonne idée d’annotation est d’entourer les mots/expressions importants du cas. Il est recommandé de lire l’entièreté d’un paragraphe avant de commencer à entourer les mots. Cela vous permettra d’avoir une compréhension globale du paragraphe, de prendre du recul et de distinguer ce qui est vraiment important de ce qui aurait pu être important au premier abord. Il est aussi intéressant, comme mentionné plus tôt, d’utiliser les annotations dans les marges. On peut par exemple se servir de la marge de gauche pour identifier à quelle demande se rapporte l’élément, et utiliser la marge de droite pour identifier le sujet de l’élément et à quoi il se rapporte. Il est important que les annotations soient simple et remplissent leur objectif premier, soit repérer rapidement l’information. À ce stade, on est encore à l’étape de la lecture du cas. Le focus doit donc rester sur la lecture, et non l’écriture. Il faut rester efficient lorsqu’on annote, un simple mot ou symbole peut faire le travail. Par exemple, on peut utiliser des annotations pour distinguer des éléments précis, comme quantitatif/qualitatif, passé/futur, stratégique/opérationnel ou le nom de l’entreprise, la date de sa création, etc. Suite aux annotations, il vous sera possible de noter quel est votre rôle (qui vous représentez), à qui s’adresse le rapport, quelle date nous sommes et tous les sujets important. Ces 4 sections formeront la présentation ou le début de la rédaction de votre cas et agira comme en-tête.

Parlons maintenant de la rédaction de l’aide-mémoire. Pendant la lecture et l’annotation, il est intéressant de préparer un aide-mémoire sur une feuille séparée. L’aide-mémoire n’est pas nécessairement utile pour les cas courts, mais se révèle souvent indispensable pour les cas plus long de plus de 4 heures. Il sera aussi utile, voir indispensable, lorsqu’on voudra établir le plan de réponse plus tard dans le processus de lecture, surtout si l’aide-mémoire est bien structurée. Ici, nous nous concentrerons sur la rédaction de l’aide-mémoire pendant de long cas. Un premier élément intéressant est que votre aide-mémoire vous aidera à classer et catégoriser l’information que vous retenez du cas. La séparation de l’aide-mémoire devra se faire selon les demandes et les problèmes à résoudre, et les sous-titres de ces sections seront les éléments plus précis relatif à ces problèmes/demandes qu’il faut traiter. Par exemple, des titres de colonnes de l’aide-mémoire pourraient être l’analyse de l’investissement dans une nouvelle machine, le financement disponible à l’entreprise et la discussion sur l’expansion future de l’entreprise. Chaque colonne de l’aide-mémoire regroupe donc une demande ou un sujet important.  Il y a pourtant d’autres méthodes pour structurer l’aide-mémoire, comme séparer son aide-mémoire en annexe ou en année par exemple. Votre aide-mémoire doit être adapté à la situation. Pendant la rédaction de l’aide-mémoire, abréger des mots est une bonne idée qui vous fera sauver du temps. Dans la situation ou le cas serait en deux parties, avec un document remis avant la simulation, le candidat a deux choix. Soit il utilise la méthode énoncée précédemment, soit il annote son texte de façon à repérer très rapidement et facilement l’information qu’il veut aller chercher.

cas comptabilité lectureLa dernière des trois grandes étapes associées à la lecture d’un cas est la planification de la réponse. Après avoir fait une lecture détaillée, des annotations et possiblement un aide-mémoire, il est important de prendre un moment pour structurer le développement du texte. C’est le moment de rédiger un plan de réponse, qui est essentiel pour toutes les longueurs de cas. Pendant la réflexion, on doit résumer et se remémorer l’ensemble de l’information portant sur les demandes présentes dans le cas. Puisqu’il est essentiel de ne pas passer à côté de la ou des demandes principales du client, il faut être certain qu’on répond à la bonne chose. Toutes les idées ne sont pas pertinentes pour le cas, il faut donc sélectionner les meilleures et savoir les développer avec clarté. Les problèmes ou demandes présentes dans le cas devront être classés par ordre d’importance.

Certains sujets prendront plus de temps et sont plus importants au niveau de la correction et on doit savoir les distinguer. On doit donner priorité aux sujets plus importants, c’est le jugement professionnel qui vous permettra d’y arriver. On peut par exemple les classer en trois catégories, soit les important, ceux de moindre importance et ceux qui ne sont pas très importants. Dans tous les cas,  il est essentiel d’inclure tous les sujets importants et la majorité de sujets de moindre importance. Puisque nous ne sommes pas dans un monde idéal, il arrive qu’il soit humainement impossible de traiter tous les sujets par limite de temps. Dans ces situations, il est acceptable de laisser tomber des sujets peu importants au profit des sujets de grande importance. En effet, un candidat qui traite en profondeur de toutes les demandes importantes optimise ses chances de réussir le cas avec succès. Plusieurs critères peuvent servir quand on veut déterminer l’importance d’un sujet. On peut penser au montant des sommes d’argent, du secteur d’activité, de la longueur du texte consacré à ce sujet ou à la situation dans le temps (date limite) du problème. Après avoir classés tous les enjeux du cas par ordre d’importance, on peut maintenant s’attaquer à la planification de la rédaction. Vous pouvez vous en douter, la gestion du temps est encore importante ici : on devra répartir son temps pour pouvoir traiter tous les sujets. Dans le temps, on devra aussi inclure le temps d’écrire la présentation du cas ainsi que les recommandations. On peut aussi réserver du temps pour la révision du cas, pour refaire les calculs ou pour être assuré en cas d’oubli.

Par exemple, pour un cas de quatre heures, un exemple de répartition du temps serait : 60 minutes pour la lecture et le plan, 2h30 pour la rédaction principale (demandes, calculs, problèmes, enjeux), et 30 minutes de surplus pour les recommandations, la présentation et la révision du cas. Il est généralement plus important de planifier le temps pendant la planification pour les cas plus longs. En effet, la rédaction de la réponse dans les longs cas s’étend sur de longues durées et beaucoup d’éléments sont à traiter.

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